INTRODUZIONE
Questa guida serve a spiegare la creazione di SMS automatici da inviare ai clienti relazionati a determinate ricorrenze.
Per far sì che questa operazione funzioni, è indispensabile avere dei clienti, quindi, se non si è ancora in possesso di nessun cliente, è necessario crearne alcuni per testarne il funzionamento.
CONFIGURAZIONE
Anzitutto vanno determinati i criteri di utilizzo del modulo. Accedere alle impostazioni fidelity da backoffice:
Impostazioni –> generale –> clienti –> Fidelity card –> Gestione ricorrenze/premi
In questa sezione vanno impostati i seguenti valori:
- Intervallo di calcolo classificazione cliente: indica il numero di giorni rispetto alla data odierna per calcolare l’intervallo di vendite da analizzare per classificare il cliente;
- Fidelizzazione nuovo cliente “presentato da“: indica il premio assegnato al cliente che ha presentato un nuovo iscritto (a valore o a punti se è attiva una tessera fidelity)
- Piu acquisti nello stesso mese: se si raggiunge o supera il numero di acquisti impostato nell’arco di un mese, il sistema assegna una vincita extra(a valore o a punti se è attiva una tessera fidelity)
- Crea automaticamente ricorrenza compleanno: prevede la creazione automatica della ricorrenza compleanno se viene inserita la data di nascita nella scheda utente.
ATTENZIONE: deve esistere necessariamente una ricorrenza con flag TIPO COMPLEANNO nell’anagrafica ricorrenze, e soprattutto se esistono già dei clienti con la data di nascita inserita, non verranno generate automaticamente le ricorrenze per questi clienti.
PREMESSA
Il modulo RICORRENZE non richiede l’associazione del cliente ad una tessera fidelity, tuttavia, se il cliente lo richiede, è possibile farlo.
Se non lo si è già fatto, configurare e creare regole e modelli tessera secondo la guida “CREAZIONE GUIDATA FIDELITY CARD”.
CLASSIFICAZIONE DEL CLIENTE
Il sistema di gestione delle ricorrenze assegna i “premi” secondo una classificazione del nominativo, calcolata sul valore e sulla quantità dell’acquistato di quel cliente (entrambi le condizioni devono essere rispettate). Maggiore è la merce acquistata (a valore o in termini di numero prodotti), maggiore potrà essere il premio maturato dal cliente.
Per aggiungere delle classificazioni, accedere alla sezione Anagrafiche–>Profili–>Profili/Classificazioni e cliccare su Nuova classificazione. Inserire la Descrizione classificazione: è il nome della classificazione che viene assegnata al cliente se soddisfa i requisiti della stessa.
La classificazione può essere determinata dal numero di transazioni (scontrini) effettuati nel lasso temporale (Num. Vendite) , oppure dall’importo speso nel lasso temporale (Tot. Fatturato) .
Il metodo di calcolo della classificazione terrà in considerazione entrambi i valori, pertanto se imposto una classificazione con nr. vendite=2 e importo =100, significa che un cliente, per avere quella classificazione, dovrà maturare nel periodo di calcolo almeno 2 vendite E almeno 100 euro di importo complessivo.
Il campo PRIORITA’ indica, in ordine crescente, l’importanza della regola creata. Il valore dev’essere inserito considerando che la regola più importante deve avere il valore più BASSO, pertanto la priorità 0 o 1 indica la regola più importante, 2 quella meno importante, 3 quella meno importante ancora… fino ad arrivare all’ultima regola.
regola 1= nr acquisto 3 , fatturato =100, priorità 1
regola 2= nr acquisti 1, fatturato =20, priorità 2
regola 3= nr acquisti 0, fatturato = 0, priorità 3
e così via.
È importante differenziare ogni regola di classificazione dalle altre assegnando un valore PRIORITA’ diverso.
N. giorni ricalcolo serve per indicare al sistema il lasso temporale da considerare per il calcolo delle vendite. La data di riferimento è sempre quella del giorno MENO i giorni di ricalcolo. Per esempio, se il valore è 60, e oggi è il 23 giugno,il sistema considera per il calcolo della classificazione le vendite dal 23 aprile al 23 giugno.
Si consiglia di creare una classificazione di base con tutti i valori a zero, per poterla associare a tutti i clienti. Questo permette al software di classificare ugualmente il cliente per garantire comunque una vincita anche se il cliente non ha mai acquistato prodotti. Tuttavia, se questa condizione non fosse richiesta, si può ignorare questo consiglio.
RICORRENZE
Le ricorrenze permettono di determinare il tipo di evento che darà origine ad un premio per il cliente. Le ricorrenze possono essere, ad esempio, il compleanno, l’anniversario di matrimonio, il compleanno di un familiare, ect.
Accedere alla sezione Fidelity–>Ricorrenze e cliccare su Nuova ricorrenza.
Il campo Descrizione ricorrenza è il nome della ricorrenza, GG. Prima e GG. Dopo indicano quanti giorni prima e quanti giorni dopo, rispetto alla ricorrenza, sarà valido il premio (buono) del cliente.
N. Gg. Invio SMS indica quanti giorni prima del giorno della ricorrenza verrà inviato l’SMS di notifica per avvertire il cliente.
RELAZIONE CLASSIFICAZIONI / RICORRENZE
Le ricorrenze e i premi vanno legati assieme tramite la sezione Regole assegnazione premi. Cliccare su Nuova regola per creare una Regola premio.
Con la lente selezionare la Classificazione e la Ricorrenza, indicare nel campo Tipo se il cliente avrà uno sconto in euro o in percentuale e scriverne l’importo nel campo Valore premio.
Creare tutte le regole associando la singola ricorrenza ad ogni classificazione (ad esempio, con la ricorrenza compleanno e tre classificazioni (scarso, sufficiente,buono) si avranno le combinazioni:
- compleanno-scarso,
- compleanno-sufficiente,
- compleanno-buono.
SEGNALAZIONE PREMIO AL CLIENTE CON SMS
Per creare SMS automatici di segnalazione della vincita accedere alla sezione SMS predefiniti e cliccare Nuovo messaggio.
Inserire una descrizione mnemonica per l’sms standard nel campo Descrizione messaggio. Essa indica semplicemente la descrizione sommaria del tipo di messaggio (es. COMPLEANNO). Selezionare una ricorrenza con la lente nel campo Tipo ricorrenza, per associare la ricorrenza (es COMPLEANNO) al messaggio.
Il testo dell’SMS nel campo Testo SMS riveste una importanza fondamentale.
L’utilizzo dei tag per personalizzare l’SMS permette di inviare messaggi mirati ai clienti, dove all’interno compare il nominativo del cliente, l’importo del buono, le date di utilizzo e quan’altro.
Quindi, durante la creazione dei veri messaggi da inviare ai clienti, il valore “<ragionesociale1>” verrà sostituito con il nome del cliente (es. Orazio Grinzosi), <valorepremio> con l’importo del premio vinto dal cliente (es. 5,00) , <tipopremio> con il tipo di premio (€ o %), <usabileDal> e <usabileAl> verranno sostituiti con l’intervallo di validità del premio.
Per creare l’SMS cliccare su Conferma
Creare un messaggio per ogni ricorrenza.
Per assegnare le ricorrenze andare nella sezione Anagrafiche–>Clienti e selezionare un cliente, poi andare su Fidelity Card.
Premere il tasto “Nuova ricorrenza”: selezionare la ricorrenza creata tra quelle disponili (verrà visualizzato anche il messaggio SMS predefinito), ed inserire la data.
Il sistema provvederà automaticamente a creare e gestire i premi e i messaggi in base alla schedulazione delle operazioni, che sono due:
- Riclassificazione clienti
- Generazione premi
- Invio sms
UTILIZZO
La procedura può avvenire automaticamente (2BitScheduler) oppure manualmente. Per lanciarla manualmente, accedere alla sezione Fidelity–>Riclassificazione clienti e selezionare una data dalla quale verrà effettuato il calcolo del venduto per cliente. Attenersi al valore previsto nelle opzioni del sistema, spiegato inizialmente. Dopo l’esecuzione della procedura, tutti i contatti presentereanno la classificazione di base (se previsto dalle regole).
CALCOLO PREMI / INVIO SMS
Il sistema di generazione dei premi prevede la creazione del buono in base a questi requisiti:
- Sono state correttamente impostate ricorrenze, classificazioni e messaggi, legandoli tra loro come spiegato nella parte di configurazione
- Il profilo (cliente o contatto) presenta il flag CONSENSO SMS attivo;
- Il profilo (cliente o contatto) presenta un numero di cellulare VALIDO (campo “telefono2”);
- Il profilo (cliente o contatto) soddisfa i requisiti per l’invio “x” giorni prima del messaggio.
La procedura può avvenire automaticamente (2BitScheduler) oppure manualmente. Per lanciarla manualmente, accedere alla sezione Rigenerazione SMS e premi e selezionare una data. La data rappresenta il giorno temporale corretto per l’invio e la generazione del premio. Pertanto, se oggi è il 23 giugno, la ricorrenza compleanno prevede l’invio dell’SMS 7 giorni prima del compleanno, e il cliente compie gli anni il 30 giugno, OGGI verrà creato e spedito l’sms.
Nella sezione Premi è possibile consultare tutti i premi creati ed utilizzati.
Attualmente i premi possono essere utilizzati solo nel punto cassa di Due/Genio.
DISATTIVAZIONE PREMI / INVIO SMS
Se si desidera bloccare la generazione e l’invio dei messaggi relativi ai premi, è sufficiente rimuovere il flag CONSENSO_SMS nella scheda “Fidelity” del cliente. Verrà notificata l’eventuale cancellazione di messaggi pendenti, e il cliente verrà escluso dal calcolo dei successivi buoni premio eventualmente maturati. Nè i premi, ne i messaggi, quindi, non verranno generati.
Premendo SI, i messaggi pendenti verranno cancellati.
Il flag Consenso EMAIL invece si comporta allo stesso modo, verificando se ci sono EMAIL in uscita per quel cliente/contatto.
UTILIZZO PREMI NEL PUNTO CASSA
Andare nella sezione Banco–>Punto cassa, verrà aperta la schermata della cassa.
Se si dispone del modulo fidelity, ed il cliente è fidelizzato, premere il pulsante Lettura fidelity card cliente indicata di rosso nell’immagine sottostante, poi premere il pulstante subito sotto al quello detto precedentemente e selezionare il cliente e la sua tessera, il cliente selezionato avrà disponibile i premi derivanti dalle ricorrenze sul pulsante PREMI DISPONIBILI.
Tuttavia, anche se si è sprovvisti della tessera/modulo fidelity, è possibile ricercare il cliente con il tasto apposito, e selezionarlo dall’elenco. Se sono disponibili premi, verrà visualizzato il tasto PREMI DISPONIBILI.
Prima di concludere la transazione, premere il tasto PREMI DISPONIBILI. Verrà visualizzato il premio disponibile per il cliente. Selezionarlo, premere CONFERMA. Il sistema verifica se il premio è stato utilizzato nell’intervallo di tempo richiesto (chiede comunque se si vuole proseguire, nel caso sia scaduto).
Il premio verrà importato nella transazione, e verrà inserito uno sconto sul totale pari al tipo di premio (euro o %).
Concludere la transazione premendo il tasto STAMPA SCONTRINO. Lo scontrino verrà stampato con lo sconto di pari importo al premio, ed il premio non sarà più utilizzabile.