INTRODUZIONE
Per gestire la visibilità ed i permessi di modifica e cancellazione delle anagrafiche clienti/fornitori per i singoli magazzini di un cliente è stato aggiunto e gestito il concetto di ownership.
Se l’utente decide di gestire i permessi di ownership potrà configurare delle regole con cui escludere la visibilità di alcuni clienti/fornitori ai singoli
magazzini; allo stesso modo potrà bloccare i permessi di modifica e cancellazione delle singole anagrafiche (sempre clienti/fornitori) ai singoli magazzini.
Nel caso in cui non esista nessuna regola legata all’anagrafica ed al magazzino, significa che il magazzino può vedere, modificare e cancellare l’anagrafica.
Le regole di ownership vengono configurate sulle singole anagrafiche solo dagli utenti che appartengono ad un gruppo che abbia il permesso di amministratore ownership.
ATTENZIONE: l’attivazione del meccanismo owner va fatto in sede (franchisor), ma anche nei negozi (franchisee).
CONFIGURAZIONE
La prima configurazione da fare è l’attivazione dell’ownership per i clienti/fornitori con la configurazione del magazzino principale; per questo bisogna entrare da Backoffice nelle Impostazioni -> Database -> Avanzate (inserire la password di amministratore).
Dal punto Invio selettivo Dinamico, con il tasto Configura si va a settare il magazzino principale:
Una volta salvato bisogna andare ad attivare l’Ownership. Dal punto Gestione dei Dati si devono spuntare le caselle di attivazione della gestione della proprietà %clienti/fornitori%
Per gli articoli:
Attivando la spunta compare il pulsante di configurazione (Configura) che permette di indicare su ciascun magazzino il comportamento da tenere nel caso in cui il magazzino stesso stia creando un’anagrafica che in realtà è già esistente nel database ma che al momento non è, a lui, visibile.
Se si vuole che il magazzino acquisisca subito l’eventuale anagrafica (cliente/fornitore) già presente nel database si deve inserire sul magazzino desiderato la spunta di acquisizione:
Nel caso in cui la spunta non sia attiva sul magazzino, l’utente viene avvisato dell’esistenza di un’anagrafica già esistente e viene avvisato di contattare un amministratore per farsi abilitare l’anagrafica.
Per gestire le regole di visibilità e manutenzione delle anagrafiche bisogna assegnare un permesso speciale ad un gruppo di utenti, che saranno amministratori della parte relativa all’ownership. Il permesso va assegnato o tolto da Utenti -> Gestione utenti:
Con questo permesso gli utenti potranno vedere tutte le anagrafiche e fissare le regole per i singoli magazzini.
Una volta fatte queste configurazioni l’utente amministratore ownership deve andare sulle singole anagrafiche ed inserire eventuali regole che limitino la visibilità o la possibilità di modifica di alcune anagrafiche ai singoli magazzini.
In anagrafica clienti/fornitori è stata aggiunta una voce (visibile solo agli amministratori) “Regole per magazzino” che apre uno specchietto delle regole, in cui è possibile indicare le varie eccezioni e bloccare quindi dei permessi sulla relativa anagrafica:
Cliccando sulle icone si può abilitare o disabilitare la funzione associata per il singolo magazzino.
UTILIZZO
Una volta configurato tutte le opzioni e le regole, i dati, tramite SyncTool, vengono fatti girare tra i vari magazzini che quindi si ritrovano le anagrafiche nel database ma le potranno vedere e/o modificare solo nel caso in cui ci sia una regola che li abilita o nel caso in cui non ci sia nessuna regola a loro associata che gli neghi qualche permesso.
Facciamo un esempio: Cliente 2BIT S.r.l. configurato così per il magazzino FARINE-ME
Se un utente cerca 2BIT nell’anagrafica clienti non lo trova, ma se prova a creare un nuovo cliente con la stessa partita IVA o con lo stesso codice fiscale, quando salva, il programma segnala l’esistenza di un cliente già presente nel database; il messaggio può essere di due tipi:
- avvisa dell’esistenza del cliente ed invita a fare una ricerca del cliente; se è attiva l’opzione di acquisizione immediata per quel magazzino
- avvisa dell’esistenza del cliente ed invita a contattare un amministratore per far attivare l’anagrafica se non è attiva l’opzione di acquisizione
Nel caso in cui la regola per il magazzino preveda che l’anagrafica non sia modificabile il cliente/fornitore si apre in visualizzazione ma tutte le funzionalità di salvataggio sono assenti.
La gestione della visibilità viene utilizzata anche nelle chiamate fatte dall’App DueMobileRetail.