INTRODUZIONE
È stata introdotta dalla versione 22.91 una nuova gestione di controllo delle fatture di acquisto che permette di creare un documento di controllo con relativi articoli di una fattura di acquisto.
Questo documento può essere creato partendo da un carico di magazzino, oppure manualmente.
Il documento può successivamente essere registrato in contabilità per la creazione delle scadenze fornitore.
La registrazione contabile, infine, può essere verificata confrontando l’XML ricevuto dal fornitore con il documento salvato a gestionale, monitorando eventuali differenze.
REQUISITI
Attivare il modulo commerciale per poter registrare i documenti di controllo delle fatture di acquisto.
Attivare il modulo commerciale “Prima nota” se si desidera poter creare le scadenze ed alimentare automaticamente lo scadenziario fornitori.
UTILIZZO
La fattura di acquisto in DUE RETAIL è la rappresentazione digitale della fattura di acquisto cartacea inviata dal fornitore. Essa può essere creata a mano, registrando puntualmente la merce arrivata con il documento cartaceo, oppure generata partendo da uno o più carichi di magazzino.
Si accede a questa funzionalità da DOCUMENTI:
La maschera propone l’elenco delle fatture di acquisto, nonché un menu di funzioni e di ricerca simile alle fatture di vendita:
Le causali filtrabili si gestiscono in anagrafiche –> documenti –> causali, ed è presente un nuovo capitolo gestionale “Fatture Acquisto”:
È quindi possibile creare più causali gestibili in creazione del documento di controllo di acquisto. Nella modalità “fattura acquisto” non tutti i campi sono editabili, come ad esempio l’edit del magazzino secondario:
La creazione di una nuova fattura acquisto avviene tramite la funzione NUOVA FATTURA, e l’inserimento del fornitore / articoli avviene allo stesso modo della fattura di vendita. Nella parte evidenziata è possibile inserire il riferimento del documento fattura. Nella sezione Pagamento è possibile indicare la modalità di pagamento richiesta, ed il magazzino di pertinenza del documento:
Gli articoli si inseriscono nella sezione del CORPO, allo stesso modo di qualsiasi altro documento:
Sono attive tutte le funzionalità standard previste per la gestione dei documenti (sezione “Importa”, le funzioni su lavagna e formato terminalino).
La stampa è prevista in anteprima e stampa diretta utilizzando i report 2RPT con prefisso “FF_”. E’ impostabile su opzioni di stampa:
L’esportazione in PDF o l’invio tramite mail attualmente non sono previsti in questa versione:
In presenza del modulo di prima nota, è possibile registrare il documento e creare quindi le scadenze fornitore:
Attenzione: questa fase è importante, poichè si sta contabilizzando un documento che potrebbe già essere presente in prima nota. Infatti, se è attivo l’import delle fatture elettroniche d’acquisto (ci ciclo passivo), è probabile che il fornitore abbia già generato la fattura, ed il sistema l’abbia importata in contabilità automaticamente.
In questo caso, premendo il tasto CONTABILIZZA FATTURE, il software effettua un controllo in prima nota, cercando documenti di acquisto con numero e data uguale a quelli indicati in registrazione:
Nel caso avvenga una corrispondenza, un messaggio di questo tipo invita l’operatore a collegare la fattura alla registrazione già esistente:
In assenza di corrispondenza, l’operatore può scegliere di creare ex-novo una registrazione contabile, oppure ricercare tra quelle esistenti se presuppone ci possa essere una registrazione contabile già esistente:
La fattura d’acquisto, dopo essere stata contabilizzata, non sarà più editabile, finché non verrà cancellata la registrazione o sbloccato manualmente il documento:
La stampa del report si presenta sostanzialmente così:
La fattura di acquisto è generabile anche dall’elenco dei carichi di magazzino. Per facilitarne la gestione, è stato introdotto il pulsante relativo:
Il pulsante mostra sostanzialmente l’elenco dei movimenti di magazzino già filtrato per la causale “Carico da fornitore”:
E’ possibile, selezionando una o più righe di carico, produrre la fattura con la funzione “Crea fattura acquisto”:
Quando viene agganciata una fattura ad uno o più carichi, quei carichi non possono più essere modificati finchè non viene rimossa la fattura:
La fattura generata riporta i riferimenti dei ddt di carico, e le righe:
Contabilizzando questa fattura, verranno generate le scadenze e le registrazioni contabili:
È possibile indicare un riferimento di controllo della fattura nell’apposita area:
Il dato è visibile anche nella lista delle fatture acquisto:
