INTRODUZIONE
Easypos dalla versione 14 presenta una nuova funzionalità, Integrata sulla schermata di gestione tavoli: si tratta della gestione, manutenzione e visualizzazione dei movimenti cassetto.
Inoltre dalla versione 15.1.10 è possibile automatizzare alcuni comportamenti della registrazione del movimento, aprendo automaticamente il cassetto oppure chiudendo automaticamente la schermata dopo l’acquisizione del movimento.
La gestione cassetto permette di registrare movimenti di prelievo o versamento, con una determinata causale e una descrizione libera, per avere la rendicontazione reale del contenuto del cassetto a fine giornata.
I dati possono essere visualizzati a video o stampati su stampante termica, tramite l’uso del report di stampa presente nel form di gestione cassetto, oppure dalla chiusura gestionale.
Il modulo è utilizzabile solamente con la versione GOLD di Easypos.
CONFIGURAZIONE
Affinché la procedura di gestione funzioni correttamente, è necessario configurare correttamente l’anagrafica dei punti cassa e le modalità di pagamento. L’eventuale gestione in valuta è disponibile solo nel software DUE.
PUNTI CASSA
Questa voce di anagrafica è relativa alle postazioni cassa presenti nel locale.
- Accedere al backoffice di Easypos. Selezionare la voce ANAGRAFICHE -> OPZIONI CASSA–> PUNTI CASSA
- Verificare che siano presenti tutti i punti cassa, ed ognuno di questi sia associato al relativo locale (magazzino) di pertinenza.
In mancanza di questa configurazione, non saranno visibili i movimenti manuali di cassetto sulla stampa riepilogativa dei movimenti.
TIPOLOGIE DI PAGAMENTO
Questa voce di anagrafica identifica la categoria di pertinenza di ogni MODALITA DI PAGAMENTO, determinando quindi il TIPO.
Verificare di avere un’anagrafica simile a questa:
MODALITÀ DI PAGAMENTO
Questa voce di anagrafica è relativa alle modalità di pagamento che verranno applicate al documento sincronizzato con il backoffice.
- Accedere al backoffice di Easypos. Selezionare la voce ANAGRAFICHE -> DOCUMENTI –> MODALITA DI PAGAMENTO.
- Verificare che esistano le seguenti modalità di pagamento, e annotarsi il loro “codicePagamento”
- Contanti
- Carta di credito
- Bancomat
- Assegno
- Credito cliente (corrispettivo non riscosso)
- Buoni pasto/Resto ticket
- Non riscosso (prepagata)
Sulla voce “Tipo effetto” sarà possibile seleizonare le voci create alla sezione TIPOLOGIA PAGAMENTI. Associare la voce corretta (come da esempio).
PAGAMENTO PER CASSA
Questa voce di anagrafica è relativa al tender di tipi di pagamento usabili per la chiusura del conto (front-end).
Ogni PAGAMENTO è collegato ad una MODALITA DI PAGAMENTO (spiegata sopra), per registrare correttamente l’incasso nei documenti di Backoffice.
- Accedere al backoffice di Easypos. Selezionare la voce “ANAGRAFICHE -> OPZIONI CASSA –> Pagamenti per cassa”
- Verificare che esistano i pagamenti più comuni (contanti, carta credito, bancomat, corrispettivo non riscosso) e che ognuno di questi sia correttamente collegato alla relativa MODALITA DI PAGAMENTO (casella “modalità pagamento associata” (spiegata sopra)
- È importante che esista una sola modalità di pagamento di tipo “Contanti” (voce “Categoria di pagamento”). Pertanto, per realtà con incassi in multivaluta, è necessario specificare come Contanti la valuta principale, e non creare altre modalità di pagamento di tipo “Contanti” per le altre valute.
Se è richiesta la gestione dell’incasso e dei movimenti cassetto in seconda valuta, è necessario creare la seconda valuta nell’apposita sezione di anagrafica.
Accedere al menu “Impostazioni –> Azienda –> Valute”.
“FUNZIONI SALA –> OPZIONI –> IMPOSTAZIONI GENERALI –> GESTIONE CASSETTO”.
- È necessario impostare la cassa che verrà utilizzata di default per registrare gli incassi movimentati dalle fatture, ricevute e preconti definitivi.
- Selezionare la stampante con carta da 80mm, precedentemente installata con i driver windows proprietari, da utilizzare per la stampa del report cartaceo (opzionale). Se non si dispone dei driver windows per la stampante 80mm, è tuttavia possibile stampare, durante la chiusura gestionale, diverse stampe di riepilogo con i movimenti cassetto.
Tipologie di movimento del cassetto
Le tipologie di movimento servono per differenziare, in fase di consultazione o stampa dei dati, i prelievi dai versamenti. Il dato “coefficiente” si occupa di interpretare quello specifico movimento di cassetto con un valore positivo o negativo
- COEFFICIENTE: Specifica il segno da applicare all’importo registrato (prelievo negativo, versamento positivo);
- VISIBILE: Permette di nascondere una tipologia di movimento dalla pulsantiera;
- NOTA AUTOMATICA: Inserisce automaticamente una nota nella casella di testo relativa, appena si preme il tasto con la causale di movimentazione del cassetto. La nota sarà uguale alla descrizione della causale. NOTA BENE: Se viene inserito del testo nel campo “note” prima di premere il pulsante della causale, le note non verranno modificate;
- APRI CASSETTO: Se configurato correttamente nella sezione di stampa scontrini fiscali, alla registrazione del movimento è possibile aprire il cassetto del registratore.
È possibile inoltre impostare questi automatismi in fase di registrazione del movimento:
- PRESELEZIONA MOD.PAG.: permette di preselezionare, prima dell’apertura, una specifica modalità di pagamento. Questa opzione diventa comoda per quelle realtà che devono stornare un importo emesso con una modalità di pagamento frequente, per poterne inserire un altro a compensazione (mod. estero)
- REGISTRA MOVIMENTO DOPO PRESSIONE CAUSALE: Attivando questa opzione, non è più necessario premere il tasto “CONFERMA” per registrare il movimento, che avverrà appena si preme il tasto della causale di movimentazione;
- CHIUDI GESTIONE CASSETTO DOPO INSERIMENTO MOVIMENTO: Dopo l’inserimento del movimento, sia con pressione tasto “CONFERMA”, sia con opzione precedente abilitata, verrà chiusa la schermata di gestione.
Queste opzioni permettono di ridurre drasticamente il numero di click da effettuare per registrare un movimento.
UTILIZZO
- DOCUMENTI:
- scontrini
- fatture
- ricevute
- preconti definitivi
- PAGAMENTI:
- Contanti
- Carta credito
- Assegno
- Bancomat
- Buoni pasto
- Resto ticket
- inserire l’importo nella casella “Conta monete”, aiutandosi con il tastierino numerico. Nel caso il movimento di cassetto sia relativo alla conta delle monete/banconote a fine giornata, il tasto CONTA MONETE aiuta l’operatore nell’inserimento veloce del valore complessivo del cassetto
- Selezionare il TIPO PAGAMENTO (Solitamente CONTANTI)
- Selezionare il TIPO MOVIMENTO (Prelievo, versamento, o altro)
- Inserire una riga descrittiva per giustificare il movimento di prelievo o versamento (opzionale)
GESTIONE MANCE CAMERIERI
Nel mercato svizzero, la gestione delle mance dei camerieri può essere fatta in diversi modi.
Un modo prevede l’uso di questa procedura:
– Il conto viene emesso con modalità “FATTURA” e pagamento “CONTANTI” (tasto veloce FATTURA)
– Il conto (es: 75 franchi) viene portato al cliente (al tavolo), e decide di pagare 80 franchi con carta di credito
– Il cameriere effettua un movimento cassetto di “prelievo” (la dicitura della causale potrà essere personalizzata a piacere) di 80 franchi in contanti, ed effettua un versamento di 80 franchi in VISA
– Il cameriere riporta la carta di credito al cliente, che mantiene il documento precedente (75 franchi).
La chiusura finanziaria per cameriere riporterà correttamente il totale incassato in visa e in contanti, permettendo di leggere dalla stampa quanto deve trattenersi il cameriere in contanti di mance.
SEZIONE MOVIMENTI
Per consultare graficamente i movimenti del cassetto, selezionare la linguetta “MOVIMENTI”.
È possibile visualizzare, oltre ai movimenti manuali registrati nel cassetto, le righe relative agli incassi dei documenti specificati in precedenza.
È possibile consultare anche i dati di giorni precedenti, cambiando la data visualizzata in basso a sinistra.
Se non è possibile installare i driver nativi della stampante 80mm, oppure si desidera semplicemente avere i dati della movimentazione cassetto direttamente nella stampa di chiusura, è possibile attivare una serie di stampe aggiuntive nel consueto menu di configurazione delle stampe:
Le voci evidenziate permettono di stampare le seguenti statistiche:
- CONTENUTO CASSETTO: Verrà prodotta una stampa riepilogativa con il totale lordo degli incassi, le voci di incasso relative a modalità “non riscosso” (quindi buoni pasto o credito cliente), i movimenti cassetto raggruppati per modalità di pagamento, e il reale contenuto del cassetto in moneta (contanti) + circuiti elettronici (POS/Carte Credito/Assegni)
- ELENCO MOVIMENTI GESTIONE CASSETTO: Verrà prodotta una stampa dettagliata che riporta, per data e operatore, ogni singolo movimento di gestione cassetto, unito ai documenti emessi per operatore nella giornata di analisi. Si avrà pertanto un quadro complessivo per operatore di tutto quello che è stato movimentato da e nel cassetto.
Per quanto riguarda il settore di ristorazione svizzero, sono state aggiunte due stampe specifiche, che forniscono il totale finanziario del locale, e la stampa per cameriere del “contenuto del borsello”, ovvero una rendicontazione di documenti emessi, prelievi, versamenti, divisi per modalità di pagamento:
STAMPA FINANZIARIA: verrà prodotta una stampa riepilogativa che conteggia il totale dei documenti emessi, i movimenti cassetto, raggruppando per pagamento. Il valore espresso come quantità assume questi significati
-
- Q.TA rif. LORDO: Indica il numero di pezzi (pietanze) emesse
- Q.TA rif. NETTO: Indica il numero di conti emessi
- STAMPA FINANZIARIA PER CAMERIERE: stessa identica stampa del punto precedente, con questi accorgimenti in più:
- È divisa per cameriere
- Nelle varie voci delle mod. pagamento è riportata, nella colonna Q.TA, il numero di transazioni di pagamento dello specifico tipo (es: 1 transazione BANCOMAT, 1 transazione CARTA CREDITO, ect)
