PERSONALE – Anagrafica operatori: alias, matricola, creazione automatica

IL CAMPO «ALIAS» (NOME VISUALIZZATO)

Disponibile dalla versione 25.334. È un nome «di facciata» per l’operatore, alternativo a Nome + Cognome. Si trova nella scheda «Dati principali» dell’anagrafica operatore, è visibile e filtrabile anche nell’elenco del personale, ed è facoltativo.

Dove compare, e dove no. Questo è il punto che genera più domande:

• se valorizzato, l’Alias compare al posto di Nome + Cognome sullo scontrino stampato;
• se vuoto, sullo scontrino resta Nome + Cognome;
• in cassa, pulsantiera e ricerche l’operatore è sempre indicato con Nome + Cognome, qualunque cosa ci sia nell’Alias.

Quindi: se il cliente si aspetta di vedere l’Alias nella pulsantiera del punto cassa, non lo vedrà. L’Alias agisce sulla stampa dello scontrino (spool e driver fiscali Olivetti / PRT100).

Come si compila: Gestione Personale → aprire l’operatore → scheda «Dati principali» → campo «Alias» → salvare.

[IMMAGINE: scheda “Dati principali” dell’anagrafica operatore con i campi Cognome, Nome, Alias e Matricola]

LA MATRICOLA DELL’OPERATORE

Disponibile dalla versione 25.334. È un codice identificativo dell’operatore, pensato per essere letto dai sistemi di gestione del personale (HR) del cliente. Vive nel campo «Matricola» dell’anagrafica operatore: visibile e modificabile a mano.

Formato. Numero del negozio (3 cifre, 4 se il negozio ha un numero a quattro cifre) + progressivo a 4 cifre. Esempio: 0660001 è il primo operatore del negozio 66. Il progressivo è un contatore per negozio, gestito dallo stesso motore di numerazione dei documenti, quindi robusto e allineato su tutte le postazioni tramite la sincronizzazione.

Capienza: 9.999 matricole per negozio, dato che il progressivo occupa quattro cifre.

Generazione automatica. Con l’opzione attiva, la matricola viene attribuita dal programma sia alla creazione automatica dell’operatore dalla schermata Utenti, sia in Gestione Personale. Se il numero calcolato risultasse già in uso, viene rigenerato finché non se ne trova uno libero.

Controllo di univocità, bloccante. Se si digita a mano una matricola già assegnata a un altro operatore, al salvataggio compare un messaggio che invita a modificarla e il salvataggio non prosegue. Il controllo non scatta se il campo è lasciato vuoto: la matricola resta facoltativa.

Operatori già esistenti. L’attivazione dell’opzione non riempie da sola le matricole di chi è già in anagrafica: gli operatori esistenti si codificano con un’operazione una tantum, da chiedere al reparto programmazione, che applica lo stesso formato e viene poi propagata dalla sincronizzazione. Le matricole già compilate non vengono sovrascritte.

Come si attiva: Impostazioni → Utenti → scheda «Area competenza» → «Apri opzioni aree competenza» → spuntare «Calcola automaticamente la matricola operatore» → confermare. L’opzione è predefinita spenta: a opzione spenta nulla cambia e la matricola si compila a mano.

CREAZIONE AUTOMATICA DELL’OPERATORE E DELLE CASSE

Disponibile dalla versione 25.334. Con l’opzione attiva, creando un nuovo utente il programma crea anche l’operatore corrispondente e gli associa le casse delle aree di competenza assegnate. Serve a evitare il doppio inserimento — prima l’utente, poi l’operatore — e a tenere allineate le casse.

Come si comporta, con l’opzione attiva:

1. alla creazione di un nuovo utente il programma chiede il nome con una finestra di inserimento. Annulla non crea nulla; nome vuoto dà un avviso ed esce; nome già esistente viene bloccato;
2. confermato il nome, l’operatore viene creato subito;
3. le casse gli vengono associate quando si assegnano le aree di competenza, e si aggiornano se le aree cambiano;
4. nome e cognome dell’operatore si ricavano dal nome digitato: fino al primo spazio è il Nome, il resto è il Cognome («Simone Del Santo» → Nome «Simone», Cognome «Del Santo»). Se il nome non contiene spazi, viene usato per entrambi («Mario» → Nome «Mario», Cognome «Mario»);
5. l’Alias viene generato in automatico: prime tre lettere della prima parola, punto, prime tre lettere della seconda («Simone Del Santo» → Sim.Del). È modificabile;
6. se esiste già un operatore con lo stesso nominativo, il programma non lo crea, avvisa e invita a contattare il reparto HR/IT.

Allineamento delle casse anche in modifica. A ogni salvataggio delle aree di competenza di un utente già esistente, il programma riallinea le casse dell’operatore: aggiunge le casse delle aree nuove, rimuove quelle non più pertinenti e preserva le casse assegnate manualmente, cioè non derivanti da un’area. Agisce solo se l’opzione è attiva e solo se l’utente ha già un operatore collegato: non crea operatori a posteriori su utenti che non ne hanno.

Come si attiva: Impostazioni → Utenti → scheda «Area competenza» → «Apri opzioni aree competenza» → spuntare «Crea automaticamente operatore e casse alla creazione di un utente» → confermare. Predefinita spenta: a opzione spenta non compare nessuna finestra del nome e nessun automatismo.

Questa opzione cambia la sequenza di lavoro di chi crea gli utenti: conviene avvisare gli addetti prima di attivarla su una rete, perché la finestra che chiede il nome compare dove prima non c’era nulla.

BLOCCO DEI DUPLICATI IN INSERIMENTO

Sempre attivo, non configurabile. Il programma esegue due controlli di esistenza:

• sul nome utente: non possono esistere due utenti con lo stesso nome;
• sul nome e cognome dell’operatore: se esiste già un operatore con stesso nome e cognome, l’inserimento viene bloccato con un avviso che invita a contattare il reparto HR/IT.

Il controllo sull’operatore vale sia in creazione sia alla modifica del nominativo, considera tutti gli operatori presenti — inclusi quelli cessati o disattivati — e confronta nome + cognome ignorando spazi superflui e differenze fra maiuscole e minuscole.

È la ragione per cui un inserimento «legittimo» può essere rifiutato: l’omonimo può essere una persona che non lavora più. In quel caso serve l’intervento di chi può verificare in anagrafica storica.

LA MASCHERA RIDOTTA DELL’OPERATORE

Disponibile dalla versione 25.334. Per i ruoli operativi la scheda operatore può essere semplificata: restano solo le schede «Dati principali» e «Log-In», e dentro «Dati principali» solo i campi Cognome, Nome e Alias (l’Alias sotto Cognome e Nome: mostra il valore generato in automatico e si può correggere). Tutte le altre schede sono nascoste. Gli eventuali altri campi obbligatori vengono valorizzati automaticamente.

La maschera ridotta si presenta sempre allo stesso modo, sia in creazione sia in modifica dell’operatore. La maschera completa resta a chi non è soggetto alla restrizione, tipicamente l’amministratore.

Nella scheda «Log-In» l’elenco degli utenti collegabili all’operatore è filtrato con lo stesso criterio di area descritto nella pagina Visibilità di utenti e personale per ruolo.

L’ELENCO DI GESTIONE PERSONALE È FILTRATO

Disponibile dalla versione 25.334. All’apertura di Gestione Personale l’elenco degli operatori è filtrato per area di competenza dell’utente collegato. Poiché gli operatori non hanno un’area propria, il filtro segue l’utente collegato all’operatore.

A differenza della sezione Utenti, ai profili con visibilità limitata gli operatori «non assegnati» non vengono mostrati: né quelli senza area, né quelli con area «NON ASSEGNATO», né quelli senza alcun utente collegato. L’amministratore vede l’elenco completo.

Non serve nessuna configurazione aggiuntiva: il filtro segue automaticamente le abilitazioni di visualizzazione. Il dettaglio è nella pagina Visibilità di utenti e personale per ruolo.

DETTAGLIO TECNICO

Gli operatori stanno su tabPersonale, che contiene anche i campi Alias e Matricola; i sistemi HR leggono la matricola direttamente da qui. Il contatore dei progressivi vive su tabProgressivi. Le due opzioni sono chiavi di tabImpostazioni:

Entrambe valgono spente se la chiave non esiste nel database.

PAGINE COLLEGATE

• UTENTI – Gestione utenti: schede, pulsanti e accessi
• UTENTI – Aree di competenza e opzioni collegate
• UTENTI – Visibilità di utenti e personale per ruolo
• UTENTI – Limitazioni di vendita e visibilità magazzini